Fungsi Administrasi Perkantoran
ilustrasi administrasi perkantoran. source envato
Setidaknya terdapat lima fungsi dari administrasi perkantoran yang berkaitan dengan operasional dalam suatu organisasi. Nah, fungsinya adalah sebagai berikut:
Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya
Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran
Beberapa sarana ataupun fasilitas yang tergolong dalam ruang lingkup admin kantor adalah gedung, lokasi kantor, interior, peralatan, dan berbagai mesin kantor.
Baca juga: Struktur Organisasi Perusahaan Manufaktur dan Contohnya
Pengelolaan Surat-Menyurat
Membuat Laporan Pekerjaan
Laporan telah menjadi hal yang wajib dikerjakan oleh karyawan mana pun, termasuk administrator kantor. Laporan ini bisa menjadi pembanding antara pekerjaan yang ingin dikerjakan dan bentuk realisasinya. Pembuatan laporan biasanya dilakukan setiap bulan, kuartal, atau tahunnya. Administrasi perkantoran di perusahaan juga bisa berkembang apabila mengetahui evaluasi dari kegiatan pembuatan laporan ini.
Baca juga: Bagaimana Cara Kerja Data Entry?
Bersifat Pelayanan
Ruang lingkup administrasi lebih bersifat pelayanan karena dapat membantu tugas-tugas lain, sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien.
Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang lain agar bisa bekerja lebih efektif.
Pelayanan mengacu pada pengelolaan administrasi yang dilakukan untuk pelaksanaan pekerjaan pelaksana guna mencapai tujuan perusahaan.
Seperti yang telah disebutkan di atas, pekerjaan kantoran ini dirancang untuk memberikan layanan kepada mereka yang melaksanakan pekerjaan (tugas utama kantor) guna mencapai tujuan organisasi.
Arti Sempit Administrasi Perkantoran
Pengertian administrasi perkantoran ini bisa dikatakan sempit apabila penekanan pada profesi tersebut masih meliputi dunia tata usaha yang lebih melibatkan urusan kepegawaian, tata pelaksanaan, dan pelayanan. Tugas seorang Admin perkantoran yang satu ini memang cukup andil untuk menunjang pelayanan dari suatu perusahaan dan organisasi itu sendiri.
Fungsi Administrasi Perkantoran
Ada lima fungsi yang penting untuk mendukung bidang administrasi di perkantoran. Berikut adalah penjelasannya:
Pertama, ada fungsi rutin yang mencakup berbagai keperluan rutinitas kantor. Dalam menjalankan fungsi ini, diperlukan keterampilan dan pemikiran yang baik, supaya berbagai kegiatan dapat berjalan dengan lancar. Fungsi ini mencakup berbagai tugas penting, misalnya pengarsipan data dan pengadaan inventaris.
Fungsi administrasi perkantoran yang kedua yakni fungsi teknis. Dalam hal ini, diperlukan keterampilan, pengambilan keputusan, dan mengajukan pendapat.
Ketiga, ada fungsi manajerial yang meliputi berbagai keperluan pengorganisasian, perencanaan, pemberian motivasi, dan pengukuran.
Selanjutnya, ada fungsi administrasi perkantoran dalam melakukan berbagai analisis. Untuk menerapkan fungsi ini, maka diperlukan kreativitas dan kemampuan untuk berpikir kritis. Selain itu, diperlukan kemampuan dan sikap untuk mengambil keputusan secara tepat dan cepat.
Terakhir, ada fungsi interpersonal yang membutuhkan dasar penilaian dan analisis, sehingga bisa memutuskan sesuai dengan tepat. Aspek keterampilan dan komunikasi juga diperlukan dalam fungsi ini.
Membuat Agenda Kantor
Pembuatan segala agenda kantor mencakup jadwal pertemuan rapat dengan anggota internal perusahaan atau pihak eksternal seperti klien dan supplier. Administrator kantor harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk menunjang pekerjaan ini. Mereka harus berkomunikasi mengenai jadwal meeting, peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan, dan sebagainya.
Edwin Robinson dan William Leffingwell
Edwin Robinson dan William Leffingwell menjelaskan bahwa pengertian administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan juga seni manajemen yang berhubungan dengan operasional tugas kantor secara tepat.
Suparjati mengatakan bahwa admin kantor adalah suatu upaya dan proses kerja sama dalam lingkup kantor agar bisa mencapai tujuan yang sudah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.
Menurut Arthur Granger, fungsi dari admin kantor adalah melakukan komunikasi pekerjaan kantor secara tepat dan tata pelayanan kegiatan yang terdokumentasi.
#BelajarLebihMudah untuk Menjadi Admin Perkantoran dengan Kelas.com
Di tahun 2023 ini, peran seorang Admin Perkantoran akan semakin vital dengan dukungan kemajuan teknologi, maka tentu akan membawa suatu perusahaan ke arah efisiensi dan efektifitas. Kamu bisa langsung belajar untuk menjadi seorang Admin perkantoran untuk memiliki kualifikasi lengkap.
Bersama Kelas.com kamu akan banyak mendapatkan insight seputar administrasi perkantoran dari mentor terbaik. Mulai dari mengetahui dasar-dasar administrasi, pengarsipan dokumen, sistem administrasi perkantoran, hingga tips dan trik untuk menjadi Admin profesional.
Jadi, tunggu apa lagi? Ambil kelasnya dan raih karir Admin profesionalmu sekarang juga!
Administrasi perkantoran adalah rangkaian kegiatan yang penting bagi perusahaan, karena berkaitan dengan aktivitas rutin dan pengolahan data yang diperlukan. Selain itu, masih banyak tugas dan fungsi dari bidang ini dalam dunia perkantoran.
Prospek kerja di bidang ini pun terbilang cukup luas, sehingga patut dipertimbangkan ketika sedang mencari peluang karier. Mari kita mengenal lebih lanjut tentang berbagai fungsi dan tugasnya, supaya lebih siap jika ingin memasuki bidang ini.
